【進化するオフィス】テレワーク移行で全部署にフリーアドレス!事務所移転で賃料も半減

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テレワーク中心の働き方になったことでオフィスのあり方を見直し、移転や縮小を決定する企業が増えている。当メディアを運営するイードもそのひとつだ。フリーアドレス導入直後にもこの連載内で紹介しているが、今回は移転の経緯やそのメリット、新オフィスの様子などを紹介しよう。

更新のタイミングで西新宿から移転し、家賃は半減

1月上旬に東京・西新宿から中野坂上へ移転した同社。現在の出社率は2割以下だという。これまで契約していたオフィスは今年2月が更新のタイミングだった。更新を決める時期にちょうど新型コロナの影響が広がってきたこと、更新後の家賃の値上がり幅が予想以上に大きかったことから別の場所を探すことにしたそうだ。

移転先は地下鉄丸ノ内線 中野坂上駅直結のオフィスビル。17階と18階の2フロアを使用している。この場所を選んだ経緯として、同社取締役の須田氏は「ちょうど移転先を探しているタイミングで、このビルの同じフロアに入居している当社代表の知人から、“一部の部署を別の場所に移転するので居抜きで入居してくれる会社を探している”という話があった」と話す。

現在のオフィスの面積は2フロアで約300坪。以前の西新宿のオフィスは440坪だったため、広さは約3/4になったものの、家賃はおおよそ半減でき、年間数千万円の経費削減になったという。

新オフィスの設計やディレクションについても前オフィスをリニューアルした際の1/3以下に抑えることができたそうだ。

賃料が下がることによるコスト削減は、オフィス移転の大きなメリットだろう。なお、三幸エステートが公開している「首都圏・6大都市マーケットデータ」によると、2020年8月時点での西新宿のオフィス賃料は面積200坪以上の場合で2万9800円。それに対して中野区の場合は2万1750円となっており、その地域差は明白だ。

半数の社員が出社しても座れる席数を確保

今回の移転を機に、これまでは一部の部署だけに採用していたフリーアドレス制を全部署に採用。デスク脇に設置していたキャビネットも全廃し、個人の荷物はロッカーに収納するルールとしている。

ただし、紙の雑誌を制作する部署や、管理本部などの紙の書類を扱うことの多い部署については、決まった席で作業したいというニーズも存在する。そのような部署向けには、デスクとは別に書類用のキャビネットを設置。必然的にキャビネット付近の席にその部署の社員が集まるため、実質固定席のような使われ方になっているとのことだ。

席数は、50%の社員が出社しても座ることのできる数を確保しているという。2台のデスクを向かい合わせに並べるように配置した、いわゆる「島型」に配置したデスクは、17階58席、18階24席の計82席。さらに、通称「ファミレス席」と呼ばれる4人がけのテーブル席や、カウンタータイプの席も用意されている。

さらに窓際には、屋外の景色を眺めながら作業できるソファと簡易テーブルの席や、窓に向かってカウンタータイプのデスクと椅子が並んだ席も用意されている。作業量が多いときには大型モニターの設置された席、リラックスしながら仕事を進めたいときは窓際のソファなど、その日の仕事内容や気分で席を選べることが特徴だ。

さらに、Web会議などに対応しやすい1人用の防音ブースも計4か所に設置。ただし、ブースといっても完全な個室ではなく、天井部分は開いている。これは消防法の関係上、完全個室にするには個室内にスプリンクラーの設置が必要になってしまうためだ。ブース型の空間はWeb会議の増加でニーズが高まっているが、設置する際には消防法との兼ね合いも考慮する必要がある。

デスクは各席に電源タップを配置。さらに、半数以上の席にはモニターも設置されており、デュアルモニターの席もいくつか用意されている。主に使われているのは、DELLの27インチモニター「P2720DC」。モニターから給電を行えるバスパワー対応なので、ノートPCの充電も可能だ。また、画面を回転させて縦型にして使うこともできる。

デスク脇のキャビネットが設置されていないため、足元が広々している点も特徴だ。キャビネット廃止に当初は不安もあったというが、実際踏み切ってみると問題はなかったそうだ。

また、オフィスチェアは、プラスの「ジロフレックス353」を使用。メーカー希望小売価格で10万円程度の製品だ。背もたれ部分にハンガーの付いたモデルで、移転前から使っていたものをクリーニングして引き続き使用しているという。

今後は、来客対応をより円滑にするため、タブレットと社内チャットを連携した受付システムの整備も進めていく予定とのことだ。

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